Como Funciona os Emails nas Empresas?

O que vem à sua mente quando você pensa em seu e-mail? O e-mail possibilita uma comunicação quase instantânea com seus colegas de trabalho sem sair da sua mesa, uma nota rápida para um membro da família que mora longe, mas também tem uma desvantagem muito irritante, como lixo eletrônico. Desde a introdução da internet, o e-mail foi um dos principais usos. O fato de ser um meio de comunicação rápido, barato e fácil, faz do e-mail uma excelente ferramenta de negócios.

Mas há também uma série de ameaças para empregadores associados ao uso de e-mail. As ameaças de e-mail, como falhas de confidencialidade, responsabilidade legal, perda de produtividade e danos às organizações de custo de reputação, milhões de dólares por ano. Na maioria dos casos, as empresas são responsáveis ​​por todas as informações transmitidas em ou de seus sistemas. Como resultado, os e-mails inadequados podem resultar em penalidades de vários milhões de dólares além de outros custos.

Políticas Corporativas de E-mail Marketing

Cuidados e Responsabilidades que se devem tomar ao enviar um email corporativo!

Por exemplo nessa notícia internacional, um funcionário da Federal Communications Commission (FCC) enviou involuntariamente uma piada suja intitulada “Nuns in Heaven” para 6.000 jornalistas e funcionários do governo na lista de e-mail do grupo da agência. O lapso de julgamento e o erro eletrônico deste funcionário resultaram em publicidade negativa e embaraço nacional para a FCC. Nos EUA, a Chevron resolveu um processo arquivado por quatro empregadas por US $ 2,2 milhões. Os funcionários alegaram que os emails de abuso sexual enviados pelo sistema de e-mail da empresa causavam um ambiente de trabalho ameaçador. Uma das mensagens sexualmente ofensivas era uma folha de piada intitulada “25 razões pelas quais a cerveja é melhor do que as mulheres”. Uma empresa também pode ser responsável se um de seus funcionários envia um e-mail contendo um vírus.

As violações de confidencialidade podem ser acidentais, por exemplo, quando um empregado seleciona um nome de contato errado no campo “Para:”, ou intencional, como o caso em que um empregado usa sua conta de e-mail corporativa para enviar informações confidenciais a um dos concorrentes da empresa. No último caso, o empregado e o destinatário poderiam ser acusados ​​de roubo de segredo comercial. No entanto, seja por engano ou de propósito, o resultado da perda de dados confidenciais é o mesmo. A perda de produtividade devido ao uso inadequado do sistema de e-mail de uma empresa está se tornando uma área crescente de preocupação. Uma pesquisa recente revelou que 86% dos trabalhadores usaram o e-mail da empresa para enviar e receber e-mails pessoais. Dado que se tornou muito difícil em nosso mundo moderno segregar a vida pessoal das pessoas fora do dia de trabalho, as empresas lutam para encontrar formas eficazes de equilibrar as liberdades dos funcionários e a proteção corporativa.

Controle e Filtro de Spam nos Emails

Além de e-mails pessoais, as mensagens de spam indesejadas são um desperdício de tempo significativo. O spam e o abuso pessoal de e-mail também podem fazer com que o sistema de e-mail de uma empresa desperdice recursos valiosos de largura de banda. Um estudo do Grupo Gartner realizado com menos de 13.000 usuários de e-mail descobriu que 90 por cento recebem spam pelo menos uma vez por semana e quase 50 por cento recebem spam mais de 6 vezes por semana. Os emails pessoais causam congestionamento da rede, uma vez que não são apenas desnecessários, mas tendem a ser enviados para uma grande lista de destinatários e geralmente incluem anexos grandes, como arquivos mp3, executáveis ​​ou de vídeo, que os usuários não compram. Adotar um sistema anti-spam sozinho não provou ser eficaz para impedir o spam.

A combinação de bloqueadores de spam com outros métodos de tecnologias de controle de spam, como SIDF, SPF, Bayesian Filters, Blacklists, Whitelists, Anomaly Detection e Spam Signatures provou ser muito mais eficaz. Existem também organizações especiais, como a A combinação de bloqueadores de spam com outros métodos de tecnologias de controle de spam, como SIDF, SPF, Bayesian Filters, Blacklists, Whitelists, Anomaly Detection e Spam Signatures provou ser muito mais eficaz. Existem também organizações especiais, como a A combinação de bloqueadores de spam com outros métodos de tecnologias de controle de spam, como SIDF, SPF, Bayesian Filters, Blacklists, Whitelists, Anomaly Detection e Spam Signatures provou ser muito mais eficaz.

Existem também organizações especiais, como a AntiSPAMLeague.org que dá aos usuários da Internet a oportunidade de denunciar os indivíduos e as empresas responsáveis ​​pelo spam. Você pode se tornar um membro gratuitamente e aprender a controlar o problema de spam visitando seu site em www.antispamleague.org . Para obter mais detalhes sobre como lidar com o spam, leia o artigo ‘Como posso parar? – A tarefa desafiadora do controle de spam. Como uma empresa pode proteger-se dessas ameaças? O primeiro passo para proteger sua organização é criar uma política de uso de e-mail. Toda empresa precisa estabelecer uma política de uso e acesso aos sistemas de e-mail da empresa e, em seguida, informar a todos os funcionários qual é a política. Depois de ter criado sua política de e-mail, você deve ter certeza de que ela está realmente implementada. Isso pode ser feito fornecendo treinamentos regulares e monitorando o email dos funcionários usando algum tipo de software de segurança de e-mail. A política de e-mail deve ser disponibilizada e facilmente acessível a todos os funcionários e deve ser incluída nos manuais dos empregados e intranets da empresa. É melhor incluir a política de e-mail, ou uma breve declaração sobre a política, nos contratos de trabalho.

Política de E-mail da Empresa

Quais são alguns dos benefícios de ter uma política de e-mail clara e eficaz? Primeiro, ajuda a evitar ameaças de e-mail, pois faz sua equipe ciente das regras e diretrizes corporativas. Em segundo lugar, pode ajudar a parar qualquer má conduta em um estágio inicial, pedindo que os funcionários se apresentem assim que receberem um email ofensivo. Manter os incidentes no mínimo pode ajudar a evitar a responsabilidade legal. Por exemplo, no caso de Morgan Stanley, um banco de investimento dos EUA que enfrentou um processo judicial, o tribunal decidiu que uma única comunicação por e-mail – uma piada racista, neste caso – não pode criar um ambiente de trabalho hostil e descartar o caso contra eles . Em terceiro lugar, se ocorrer um incidente, uma política de e-mail pode minimizar a responsabilidade da corporação pelas ações do empregado. Casos anteriores provaram que a existência de uma política de e-mail pode provar que a empresa tomou medidas para evitar o uso inadequado do sistema de e-mail e, portanto, pode ser liberada de responsabilidade. Em quarto lugar, se você usar o software de filtragem de e-mail para verificar o conteúdo dos e-mails de seu funcionário, você deve ter uma política de e-mail que indique isso claramente. Alguns funcionários podem argumentar que, ao monitorar seus e-mails, as empresas estão violando seus direitos de privacidade. No entanto, casos judiciais demonstraram que, se o empregador avisou antecipadamente o funcionário de que seu e-mail pode ser monitorado, o empregador tem o direito de fazê-lo. As pessoas geralmente respondem melhor quando sabem onde estão e o que se espera delas. Se você estiver usando o software de filtragem de e-mail para verificar o conteúdo dos e-mails de seu funcionário, você deve ter uma política de e-mail que indique isso claramente.

Com tudo isso dito, se você quiser reduzir os riscos eletrônicos no local de trabalho, você deve tomar a iniciativa. Desastres eletrônicos podem arruinar negócios, afundar carreiras, enviar preços das ações se vão subir ou cair e gerar pesadelos de relações públicas. Não espere um desastre para atacar; A prevenção é sempre sua melhor defesa. Visite sites que oferecem esse tipo de serviço de segurança anti-spam para email, e eles irão ajudá-lo a desenvolver e implementar o uso escrito de e-mail e as políticas de privacidade que refletem claramente os padrões esperados de comportamento eletrônico da sua organização, além de políticas de privacidade e monitoramento. Espero que tenha ajudado… compartilhe essa informação com seus amigos nas redes sociais. Obrigado!